「何度もメールしてすみません」はNG？ビジネスでの正しい伝え方と例文
ビジネスメールで、相手に続けてメールを送る際、「何度もメールしてすみません」「たびたびのご連絡失礼いたします」といった表現を使っていませんか？ 相手に配慮する気持ちから使うこれらのフレーズですが、実は使い方によっては誤解を招いたり、かえって失礼にあたったりする可能性もあるんです。
この記事では、ビジネスシーンで「何度もメールしてすみません」を使う際の注意点と、相手に好印象を与える正しい伝え方を、具体的な例文を交えながら詳しく解説します。もうメールで迷わない！今日から使える、スマートなメール術を身につけましょう。
「何度もメールしてすみません」は、なぜ注意が必要？
「何度もメールしてすみません」という言葉自体は、相手への気遣いを示すフレーズです。しかし、ビジネスメールにおいては、いくつか注意すべき点があります。
- 「謝罪」と受け取られる可能性がある: 単純な連絡であっても、このフレーズを使うことで、あたかも何か悪いことをしているかのような「謝罪」と受け取られる可能性があります。相手に不要な心配をかけたり、「なぜ謝っているのだろう？」と疑問を抱かせたりするかもしれません。
- 自信がない印象を与える: 自信なさげな印象を与え、「この連絡は重要ではないのかな？」と、メールの重要度を低く見られてしまうリスクもあります。
- 冗長に聞こえる: 特に用件が明確なメールの場合、本題に入る前に謝罪の言葉を挟むことで、メール全体が冗長に聞こえてしまうことがあります。
もちろん、本当に何度も連絡していることに対して恐縮している気持ちを伝えたい場面もあります。しかし、無条件に使うのではなく、状況を見極めることが大切です。
「何度もメールしてすみません」を使うべきケース・避けるべきケース
どんな時にこのフレーズが適切で、どんな時に避けるべきなのでしょうか？
【使うべきケース】相手に負担をかけている、迷惑をかけている可能性がある場合
- 返信が遅れている相手へ催促の連絡をする時: 例：「たびたびのご連絡で恐縮ですが、〇〇の件はいかがでしょうか。」
- 短期間に、複数の異なる用件で連絡している時: 例：「続けてのメールとなり申し訳ございません。先ほどの件とは別件でご連絡いたしました。」
- 相手の協力が不可欠で、何度もお願いしている時: 例：「度重なるお願いとなり大変恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。」
このように、相手に何らかの負担をかけている、または迷惑をかけている可能性がある時は、丁寧な謝罪や配慮の言葉を添えるのが適切です。
【避けるべきケース】連絡が当然であり、相手に負担がかかっていない場合
- プロジェクトの進捗報告など、定期的な連絡の場合: 報告は業務の一環であり、謝罪の必要はありません。
- 相手からの質問に対する追加情報や補足連絡の場合: 相手が求めている情報なので、謝罪は不要です。
- 一連のやり取りの中で、次のアクションとして当然の連絡の場合: 例：資料送付の依頼→資料送付の連絡
- 社内でのやり取りや、親しい関係の相手の場合: 過度な丁寧さはかえって不自然に感じられることがあります。
これらの場合は、ストレートに用件を伝える方がスマートです。
「何度もメールしてすみません」の言い換えフレーズ集
「何度もメールしてすみません」以外にも、状況に応じて使える丁寧なフレーズはたくさんあります。相手への配慮を示しつつ、スマートに連絡を進めるための言い換え例をご紹介します。
1. 相手に配慮しつつ、スマートに連絡する
- 「続けてのご連絡失礼いたします。」 （短期間で複数回連絡する際、丁寧さを保ちつつ本題に入りたい時に。）
- 「たびたびのご連絡で恐縮ですが、」 （ややフォーマルな印象。返信催促や再度のお願いなど、相手に少し負担をかける場合に。）
- 「重ねてのご連絡となり恐れ入ります。」 （「たびたび」よりもフォーマルで丁寧な印象。）
- 「先日来、〇〇の件で失礼しております。」 （少し時間が経過しているが、以前からの連絡について言及したい場合に。）
2. 用件の追加や補足を伝える
- 「追って（追伸で）失礼いたします。」 （先ほどのメールに書き忘れたことなどをすぐに送る際に。）
- 「先ほどのメールに補足がございます。」 （情報追加であることを明確にしたい場合に。）
- 「（先ほどの件に続きまして、）改めてご連絡いたしました。」 （一連の流れの中での次の連絡であることを示したい場合に。）
3. 返信を促す、確認を促す
- 「〇〇の件、いかがでしょうか。」 （シンプルに状況を確認する。丁寧さを保ちつつ、催促感を和らげたい場合に。）
- 「お忙しいところ恐れ入りますが、〇〇の件、ご確認いただけますと幸いです。」 （相手の状況を気遣いつつ、確認を促す。）
- 「お手数をおかけいたしますが、〇〇についてご教示いただけますでしょうか。」 （相手に手間をかけることへの配慮を示す。）
例文で学ぶ！シーン別の使い方
具体的なシーンでの例文を見ていきましょう。
【例文1】返信が遅れている相手へ催促のメールを送る場合
（NG例）
件名：〇〇の件
本文：
いつもお世話になっております。〇〇です。
何度もメールしてすみません。先日お送りした〇〇の資料、ご確認いただけましたでしょうか？
（OK例）
件名：【ご回答のお願い】〇〇の件
本文：
いつもお世話になっております。〇〇です。
たびたびのご連絡で恐縮ですが、先日お送りした〇〇の資料について、ご確認いただけますでしょうか。
お忙しいところ申し訳ございませんが、ご返信いただけますと幸いです。
【例文2】一度メールを送った後、すぐに伝え忘れたことがあった場合
（NG例）
件名：Re: 〇〇のご連絡
本文：
何度もメールしてすみません。先ほどのメールで伝え忘れたことがありました。明日の会議の資料は別途お送りします。
（OK例）
件名：Re: 〇〇のご連絡（追伸）
本文：
追って失礼いたします。先ほどのメールに書き忘れたことがございました。
明日の会議の資料は別途お送りいたしますので、ご確認をお願いいたします。
【例文3】プロジェクトの進捗報告など、定期的な連絡の場合
（NG例）
件名：〇〇プロジェクト進捗のご報告
本文：
いつもお世話になっております。〇〇です。
何度もメールしてすみません。〇〇プロジェクトの現在の進捗をご報告いたします。
（OK例）
件名：〇〇プロジェクト進捗のご報告
本文：
いつもお世話になっております。〇〇です。
〇〇プロジェクトの現在の進捗をご報告いたします。
（※特に枕詞は不要。シンプルに本題から入る。）
まとめ
ビジネスメールでの「何度もメールしてすみません」は、状況を見極めて使うことが重要です。相手に不要な謝罪を与えたり、自信がない印象を与えたりする可能性もあります。
本当に相手に負担をかけている場合にのみ使い、それ以外の「当然の連絡」では、よりスマートで簡潔な表現を選ぶようにしましょう。今回ご紹介した言い換えフレーズや例文を参考に、状況に応じた適切な表現を使い分け、あなたのビジネスコミュニケーションをより円滑にしてくださいね。